防犯
ビルの出入管理とは？入退室管理システムとの違いも紹介
施設警備の一環として、出入管理を強化したいと考えているビルの管理者の方もいらっしゃると思います。
しかし、ビルへの出入りを管理する手法としては、警備員による出入管理だけでなく入退室管理システムもあり、どの手法を選べばよいか分からないケースもあるのではないでしょうか。
この記事では、ビルの出入管理の概要と、入退室管理システムとの違いについて解説します。
ビルの出入管理とは
ビルの出入管理とは、エントランスなどでビルに出入りする人や物などを確認・管理する業務です。
常駐警備にあたる警備員がビルへの出入りをチェックし、不審者・不審物が紛れ込まないよう警戒するのが一般的です。不審者・不審物を入口で阻止することで、ビルのセキュリティを高めます。
また、オフィスビルの場合は、機密情報の入った情報機器の不正な持ち出しを阻止し、内部不正を防ぐのも出入管理の重要な業務です。
入退室管理システムとの違い
「出入管理」と「入退室管理」という言葉に厳密な使い分けが存在するわけではありません。しかし、多くの場合、「出入管理」と言えば常駐警備員による管理を、「入退室管理」と言えば、機械やシステムを活用した半自動的な管理を指します。
また、「出入管理」は主に建物の出入り口で行われるものを想定しているのに対して、「入退室管理」は出入り口だけでなく、建物内部にある部屋の出入りに対する管理も含んでいます。
入退室管理システムにはICカードや生体認証を用いるものなど複数の種類があり、管理が容易でヒューマンエラーも少ないため導入が進んでいます。
近年はクラウド型で費用を抑えながら導入できるシステムも増えているため、中小規模のビルでも導入しやすくなりました。
とはいえ、テナントの取引先など来客があった際の対応や、トラブルに対する対処には人の力が必要なので、完全にシステムまかせにはできません。
通常ビルに出入りするテナントの社員や従業員には入退室管理システムを利用してもらい、来客の出入管理は警備員が行うビルもあります。
入退室管理システムについて詳しくは下記の記事をご参照ください。
また、出入管理を含むビルの防犯対策全般については下記の記事をご参照ください。
出入管理の種類
出入管理の対象は主に「人」「物」「車両」の3種類に分かれます。ここからは、それぞれの対象に対する出入管理について解説します。
人の出入管理
人の出入管理では、ビルに出入りする人が本当にビルに立ち入る「資格」や「必要性」があるかどうかを確認します。
社員証や身分証明書を確認し、有効期限が切れていないか、偽造されていないかなどもチェックします。仮に資格や必要性がなかった場合には、「立ち入りを断る」「警備員が同行して監視する」などの対応が必要です。
また、外部からの訪問がある場合には、訪問者の氏名・所属や出入日時などの記録を取り、保存します。
物の出入管理
物の出入管理では、ビルの中に不審物が入らないよう管理します。また、オフィスビルの場合には、機密情報などの不正な持ち出しに対する警戒も重要です。
高いセキュリティが求められる建物では、X線検査機・金属探知ゲートなども使用して出入りする物品のチェックを行います。
車両の出入管理
車両の出入管理では、ビルの駐車場入口などで不審な車両の出入りがないかを確認します。チェックするのは、例えば以下のポイントです。
- 車両に危険物が取り付けられていないか
- 不審者が同乗していないか
- 不審物が持ち込まれないか
人の目でチェックするほか、車両下部検査カメラや車両ナンバー識別・記録装置などの機器を使用する場合もあります。
出入管理の導入に必要な作業
出入管理は警備員さえいれば導入できるものではありません。実際に出入管理を行う警備員との契約以外にも、規定の作成や周知などが不可欠です。
ここからは、出入管理の導入に必要な作業について解説します。
出入管理の規定作成
出入管理を導入するためには、規定を作成する必要があります。出入管理をするのに、警備員が勝手に出入りの可否を判断していては、混乱を招くうえ、警備員の負担も過大になるからです。
規定では、例えば以下の内容を定めます。
- 通常建物に出入りできる人はどのような人なのか
- 何をもとに出入の可否を判断するのか（社員証など）
- 来客の出入にはどのような手続きが必要か
- 出入の記録はどのようにつけるか
警備会社やビルメンテナンス会社に出入管理を依頼するのであれば、依頼先と相談しながら規定を作ることもできます。出入管理を導入してからなるべく混乱がないよう、規定を準備しておきましょう。
出入管理の依頼
出入管理の導入にあたって、実際に出入管理を行う警備員を探す必要があります。警備員を探す方法には以下の3種類があります。
- 自社で警備員を雇用する
- 警備会社に依頼する
- ビルメンテナンス会社に依頼する
自社で警備員を雇用すると、費用が抑えやすい一方で、十分なスキルや経験を持つ人材を確保することが難しい場合もあります。
警備会社やビルメンテナンス会社に依頼すると、やや費用はかかるものの、適切な研修や教育を受けたスキルのある警備員と契約できます。
詳しくは、下記の記事もご参照ください。
テナントへの周知
規定を定め、実際に出入管理を行うのであれば、テナントへの周知も大切です。テナントに規定のあらましが伝わっていないとトラブルの原因になります。
社員の普段の出入りはもちろん、取引先からの訪問がある場合の手続きについても、テナントへ伝達し、スムーズに出入管理できるようにしましょう。
出入管理の担当者に求められる能力
出入管理の担当者には主に以下のような能力が必要です。担当する警備員を探す際の参考にしてください。
コミュニケーション能力
出入管理では、テナントの社員や来客への対応が必要なので、ある程度のコミュニケーション能力が求められます。
特に訪問者にとっては、出入管理の担当者がビルで最初に接する相手となりうるので、ビルの印象を左右します。
的確な応答ができるか、横柄な態度を取らないかなども確認しておきましょう。
判断力
出入管理の方法や基準などは規定で定めますが、状況によっては適切な判断力が求められる場面もあります。
すべての事態を想定して規定を定めることは不可能なので、警備員の判断に頼る必要があるときもあるでしょう。
とはいえ、警備員にどのくらい判断力があるか、実際に業務を行う前に知るのは難しい部分もあります。
教育・研修や経験にもとづくより高い判断力を求めるなら、警備会社やビルメンテナンス会社への依頼も検討しましょう。
危機対応能力
不審者や不審物が発見されるなど緊急時には、出入管理にあたっている警備員が適切な対応をしなければなりません。そのため、出入管理を行う警備員にも危機対応能力が必要です。
緊急時に適切な対応をするためには、普段からの教育や訓練が欠かせません。また、ある程度の身体能力が求められる場面もあります。
定年退職者を警備員として雇用するビルも多いですが、より高いセキュリティを実現するためには、相応のスキルを持つ警備員との契約をおすすめします。
当社の強み・メリット
総合ビルメンテナンス企業である当社は、警備含め様々なビルにまつわるメンテナンス業務を一手に引き受けることができます。以下のような強みがありますので、ビルメンテナンスに関して何かご相談がありましたら、コニックスに是非ご相談ください。
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